• Qué es: Un sistema de gestión de documentos (DMS) seguro y basado en la nube y un portal para clientes.
• Beneficio principal: Automatiza los flujos de trabajo de impuestos y contabilidad, desde la recopilación de documentos hasta la firma electrónica y el almacenamiento.
• Usuario ideal: Firmas de contabilidad, contadores públicos (CPA) y profesionales financieros que buscan centralizar los documentos de los clientes y garantizar el cumplimiento.
• Característica clave: Se integra directamente con los principales software de impuestos como ProConnect, Lacerte y Drake para crear un flujo de trabajo sin interrupciones.

SmartVault es un sistema de gestión de documentos mejorado con IA y un portal de cliente seguro diseñado específicamente para profesionales de la contabilidad. Aborda el desafío principal de gestionar los documentos de los clientes de manera segura y eficiente al proporcionar una plataforma centralizada y basada en la nube que combina almacenamiento, intercambio de archivos, automatización de flujos de trabajo y firmas electrónicas. El sistema está diseñado para resolver problemas como archivos desorganizados, intercambios inseguros por correo electrónico y riesgos de cumplimiento al integrarse directamente con el software de impuestos estándar de la industria. Esto crea un proceso de circuito cerrado para la incorporación de clientes, la recopilación de documentos, la preparación de impuestos y el archivado seguro y listo para auditorías.

• Diseñado específicamente para flujos de trabajo contables, no es una herramienta genérica de almacenamiento de archivos.
• Integraciones extensas y sin interrupciones con los principales software de impuestos y contabilidad.
• Funciones de seguridad de nivel empresarial, incluido el cumplimiento de SOC 2 Tipo 2 y las Salvaguardias de la FTC.
• Almacenamiento en la nube ilimitado y clientes ilimitados incluidos en todos los planes.
• La función de solicitud de documentos impulsada por IA (SmartRequestAI™) acelera la recopilación de datos de los clientes.

• El modelo de precios por usuario puede resultar caro para las empresas con un gran número de empleados.
• Todos los planes tienen un mínimo de 2 o 3 usuarios, lo que lo hace menos accesible para los profesionales independientes.

• Firmas de Contabilidad e Impuestos: La base de usuarios principal, para quienes está diseñada toda la plataforma y sus flujos de trabajo.
• Contadores Públicos (CPA) y Agentes Registrados: Profesionales individuales o equipos pequeños que necesitan gestionar los documentos de los clientes y los flujos de trabajo fiscales de manera eficiente.
• Instituciones como bancos y cooperativas de crédito que requieren una gestión segura de documentos y colaboración con los clientes.

• Automatización del Flujo de Trabajo de Preparación de Impuestos: Agilice todo el proceso, desde el envío de cartas de compromiso y organizadores hasta la recopilación de documentos fuente, la preparación de declaraciones en software integrado y la entrega del paquete final para firma electrónica.
• Incorporación Segura de Clientes: Incorpore nuevos clientes sin problemas enviando cartas de compromiso para firma electrónica y utilizando el portal del cliente para recopilar los documentos iniciales.
• Mantenga un registro completo y listo para auditorías de toda la actividad de documentos y almacene archivos en un sistema que cumple con los requisitos de seguridad del IRS y la FTC.

SmartVault ofrece varios planes adaptados a las diferentes necesidades de las firmas. Hay una prueba gratuita disponible bajo petición.